GDPR/AVG

DATA PROTECTION NOTICE DE GROM NV

1. INLEIDING

DE GROM NV met maatschappelijke zetel te EREMBODEGEM en ingeschreven in de Kruispuntbank van
Ondernemingen met ondernemingsnummer 424629772 hecht veel belang aan een veilige, transparante
en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de
gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies,
lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.

Wij willen u door middel van deze Data Protection Notice infomeren over de verzameling en verwerking
van uw persoonsgegevens.

Wij vragen dat u deze Data Protection Notice aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat
over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van
deze Data Protection Notice en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking
zelf.

2. TOEPASSINGSGEBIED

Deze Data Protection Notice heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het
algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

3. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HAAR VERBINTENISSEN

DE GROM NV, met maatschappelijke zetel te EREMBODEGEM en met ondernemingsnummer
424629772 is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving
inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

PERSOONSGEGEVENS

Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons de volgende
persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e—mail—adres,
telefoon- en gsm-nummer). Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen (elektronische
aanwezigheidsregistratie‚ gobis-aangifte van werken), kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens
bezorgt om uw aanwezigheden te registreren (zoals E-ID-gegevens, Limosanummer).

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt
en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn,
verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van
bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en
verwerking eraan.

4. VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND

4.1 Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en
contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en
andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de
overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten
zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering
van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de
3obis-aangifte van werken) en/of ons gerechtvaardigd belang.

4.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en
onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers,
aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de
uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en
direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De
rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire
verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de gobis-aangifte
van werken, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten, enz.) en/of ons
gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing). Voor de elektronische aanwezigheidsregistratie
worden in voorkomend geval tevens de E-ID-gegevens of het Limosanummer verwerkt. Voor direct
marketingactiviteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) zal steeds de
toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.

4.3 Gegevens van personeel

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de
loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in
een Policy Gegevensbescherming voor werknemers.

4.4 Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook
persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen
onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen
zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons
gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

5. DUUR VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in
functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij
met u hebben.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van
zeven jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen worden verwijderd,
behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer
moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

6. RECHTEN

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van
de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten
beschikt:

– Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die
wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.

– Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste
persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.

– Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw
persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder
de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij
kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons
noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de
overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor
de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

– Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft
verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het
recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.

– Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw
persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te
houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons
noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de
overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor
de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

– Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is
gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te
trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over
een andere rechtsgrond beschikken.

– Automatische beslissing en en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de
persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde
beslissingen wordt onderworpen.

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot DE GROM NV. De contactpersoon hiervoor is:
de heer De Grom Tom met contactgegevens: [email protected]

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw
persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van
oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw
bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail: [email protected]

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van
de verwerking van uw persoonsgegevens.

7. DOORGIFTE AAN DERDEN

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk
verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-Ieverancier, boekhouder, revisor, evenals door
de overheid (bijvoorbeeld bij de gobis-aangifte van werken, de elektronische aanwezigheidsregistratie of
het meedingen naar overheidsopdrachten).

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese
Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar
derde landen met een passend beschermingsniveau.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of
instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard
van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden
in het kader waaraan zij werden verstrekt.

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan
bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze
activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het
mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te
voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren
om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel
erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar
is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct
marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

8. TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een
afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing,
wijziging, niet—toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet
toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan DE GROM NV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die
voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

9. TOEGANG DOOR DERDEN

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens
aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van
bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers,
medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Data Protection Notice.

10. NOG VRAGEN?

Indien u na het lezen van deze Data Protection Notice verdere vragen of opmerkingen heeft met
betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met De
Grom Tom, hetzij per post naar ZUID 3 Watermolenstraat 15 9320 Erembodegem of per e-mail aan
[email protected]

BRON: CONFEDERATIE BOUW